Wie Ihr wisst, sind WiR immer mit der detaillierten Planung und der Verarbeitung von Information von vielen parallel laufenden Events beschäftigt. Das ist Eventmanagement! Diese Woche wollen WiR Euch hier in unserem Blog diese Arbeitsweise so nah wie möglich vorstellen und Hinweise geben, an welcher Stelle man aufpassen muss, welche Risikos zu sehen aber auch eventuell einzugehen sind. Stichwort Risiko – Management.
Viele wissen gar nicht, dass es so eine komplexe und umfangreiche Aufgabe ist Events zu planen, deshalb wird es bestimmt nicht einfach die Schritte perfekt rüber zu bringen, aber wir probieren es einfach mal und denken, dass Ihr da locker mitkommt. 🙂
Da die Meisten von Euch bestimmt schon des Öfteren mit Eventbüros Veranstaltungen geplant haben stellen WiR Euch am Ende des Blogs einige Fragen. Falls Euch eine der Fragen nicht gestellt wurde gebt uns Bitte unter hello@wr-events.de Bescheid, da WiR finden jede Veranstaltung sollte gründlich geplant und vorbereitet werden. Diese Fragen dienen dazu dies sicherzustellen.
Schritt 1 | der Auftrag / Start
Unser Guide beginnt mit dem Auftrag des Events.
Um einen Event perfekt vorzubereiten braucht es natürlich vorher einen Auftraggeber mit einer Idee oder Vorstellung, die umgesetzt werden soll. Hierzu gehört die Idee selbst, das vorgegebene Event Budget und die Rahmenbedingungen in denen alles stattfinden soll. Im Detail gehören dazu auch, Gästeanzahl, Catering inkl. Getränke, Einladungen usw. Dies wird alles im Laufe der Planung mit dem Kunden abgeklärt, da dies meistens von vornherein nicht klar ist.https://www.facebook.com/wrevents.de
Aber warum ist es für Eventfirmen wichtig im vornherein ein Budget festgelegt zu bekommen? Entwickelt sich so etwas nicht im Laufe der Planung? Diese und ähnliche Fragen haben wir schon des Öfteren zu hören bekommen und klären Euch nun diesbezüglich auf.
Wenn kein Budget festgelegt wird, dann kann eine Veranstaltung im Grunde nicht genau geplant werden. Es entstünde ein Projekt, das viel zu teuer, nicht groß genug oder mit komplett falschen Programmpunkten ausgestattet wurde.
Selbstverständlich ist es für den Auftraggeber immer schwer ein passendes Budget abzugeben, vor Allem wenn man keine genaue Referenz aus vorherigen Veranstaltungen hat oder sich nicht sicher ist wieviel Veranstaltungen in ihrer Größenordnung kosten. Aber lasst Euch gesagt sein, jede Budgetierung ist eine gute Budgetierung! Erst dann arbeiten alle in die richtige Richtung im richtigen Rahmen.
In einem unserer folgenden Blogs werden wir die richtige Budgetierung darlegen. Wir sprechen das Problem also nicht nur an sondern lösen es auch zeitnah 😉
Schritt 2 | die Planung
Bei WR kommt als allererstes der Brainstorm mit dem gesamten Team!
Wir sitzen, mit dem neuen Projekt vor Augen alle an einem Tisch und lassen unseren Ideen freien Lauf. Diese werden dann diskutiert und mit in die Rohfassung des Plans aufgenommen oder nicht. Es werden die Ziele besprochen, wie die Kommunikation auszusehen hat und auch wie diese zu verbessern ist. Außerdem welche Zielgruppe man ansprechen muss, damit das Event erfolgreich verläuft und wie man diese erreichen kann. Ein klassischer Brainstorm eben, und der ist mit der wichtigste Teil eines Plans, denn dann weiß das ganze Team in welche Richtung die Veranstaltung laufen soll und kann sich optimal darauf einstellen und die folgenden Aufgaben unter den erarbeiteten Prämissen erledigen.
Nun geht es an die genaue Strukturierung der Vorgehensweise und des Ablaufs. Unser Team splittet die Aufgaben in kleine Teilbereiche und wird diese anhand einer Liste, in die jeder Einsicht hat abarbeiten. Dies ist die Aufgabe des Projektmanagers, der somit die Leitung und Einteilung übernimmt.
Um dieser Liste gerecht zu werden gibt es selbstverständlich regelmäßig Meetings, bei denen besprochen wird wer was wann macht und vor allem wird eine Deadline festgelegt, bis zu der der 1. Entwurf fertig werden soll. Ab dieser Deadline werden die weiteren Schritte besprochen und wiederum bis zur nächsten Deadline erledigt. Zwischendrin arbeitet man an den Bestätigungen der Dienstleister, spricht die Vereinbarungen mit dem Kunden ab und setzt einen gemeinsamen Vertrag auf, der alle Bedingungen und Vorgaben regelt.
So in etwa geht es dann weiter bis zur Kundenpräsentation, bei der der Kunde sein Event vorgestellt bekommt und danach sein Feedback dazu abgibt. Hier ergeben sich natürlich wieder weitere Änderungen, die in das Konzept eingewoben werden. So lange bis der Kunde und auch WiR zufrieden sind.
Schritt 3 | der Aufbau
Wenn WiR nun alles akribisch genau geplant haben, der Ablauf besprochen ist und WiR unsere Dienstleister zeitlich abgestimmt haben geht es an den Aufbau des WR Events. Alle Materialien, Utensilien und Hilfsmittel werden mitgenommen, bzw. angeliefert und in der geeigneten, geplanten Reihenfolge aufgebaut. Hierzu muss man auch überlegen, ob man Hilfe braucht oder ob unsere WR Mannschaft ausreicht. Wenn nicht gibt es auch Unterstützung von einem unserer Partner.
Schritt 4 | der Event
Endlich ist es dann soweit! Der Event steht an und in ein paar Minuten geht es los!
Die letzten Feinjustierungen wurden persönlich von den Projektmanagern, bzw. Assistenten ausgeführt und jeder wartet auf den Startschuss. Das ist aber nur ein Ausdruck WiR geben keine Startschüsse. Nur mental vielleicht 🙂 Auf alle Fälle geht es dann los und je nach Event startet dann der 1. Programmpunkt oder die Gäste treffen ein und sollen umsorgt werden. Je nach Plan gibt es einen anderen Ablauf, der berücksichtigt werden soll und auch fein säuberlich eingehalten wird. Sollte es doch einmal brennen an irgendeiner Stelle – denn sowas kann oder wird immer passieren – dann sind WiR da und löschen den Brand, am besten so, dass es keiner der anwesenden Gäste merkt und der Event weiter reibungsfrei läuft.
Manchmal sind einige der angestellten Personen nervös und lassen ein Glas fallen oder zerbrechen etwas oder die Technik spielt nicht mit, was eher selten passiert oder der Ablaufplan wird zeitlich nicht eingehalten, oder, oder, oder. Egal was kommt WiR haben immer ein Ass im Ärmel und wenn alle Asse verspielt sind gibt es immer noch die hohe Kunst der Improvisation, die ein jeder Eventmanager im Repertoire mitführen sollte.
Schritt 5 | der Wrap – Up
Nachdem beim Event alles reibungsfrei gelaufen ist, alle Feuer erfolgreich gelöscht wurden und die Gäste sich froh, ggf. satt und mit einer tollen Erinnerung im Kopf auf den Heimweg machen geht der Schritt 5 bei WR Events erst los. Der Wrap – Up beinhaltet vor allem den Abbau des Events. Dieser ist ähnlich beim Zimmer aufräumen zu Hause, nur sehr viel genauer geplant. Die einzelnen Dienstleister brauchen ihre Sachen zurück, wenn jedoch alle gleichzeitig auftauchen wird es eng, unübersichtlich und chaotisch am Veranstaltungsort. Deshalb gibt es auch hier einen genauen Plan, der vorsieht wann wer was wo abholen kommt und wie lange das dauert. Denn nur dann kann jeder effizient und geordnet seine Arbeit erledigen. Falls man diese Aufgaben nicht selbst lösen kann, gibt es noch die Möglichkeit, sich eine Event Management Software zuzulegen, die als Event Planner fungiert und die Abläufe übersichtlicher gestaltet.
Nach dem tatsächlichen Aufräumen kommt der finanzielle und bürokratische Abbau, d.h. die Rechnungen müssen gesammelt, katalogisiert und gespeichert werden. Hier spielen einige Mitarbeiter eine große Rolle, vor allem unsere Mitarbeiter/innen im Büro, die sich um den Papierkram kümmern und diesen akkurat einordnen, damit das Finanzamt oder sonstige Behörden einen genauen Überblick über alle Abläufe in der Firma haben. Das ist manchmal ein anstrengender und mühsamer Teil, doch auch der ist Teil des Geschäfts. Außerdem haben wir am Eventtag und der Planung vorher so viel Spaß, dass dieser Teil ein gerne in Kauf genommenes Übel ist 😉
Eine weitere Aufgabe, die wichtig sein kann, falls Sie gewünscht ist, ist die Präsentation des Events nach Außen. Teil des professional Event Marketings ist die Kommunikation über die Social Media Profile der Agentur oder die des Kunden. Wenn die Fans, Kunden und Gäste des Unternehmens sehen wie emotional und schön ein Event war, dann hilft das dem Image des Kunden und der Reputation der Agentur. Ein Marketing Punkt, der nicht zu unterschätzen ist!
für Euch | die Fragen
Da WiR nun schon seit einiger Zeit im Geschäft sind kann man sagen, dass WiR unsere Stärken und Schwächen und vor Allem die der Veranstaltungsbranche kennen. Deshalb haben WiR nun einige Fragen zusammengestellt, die jeder gestellt bekommen sollte, wenn er mit einem Eventbüro eine Veranstaltung plant.
Let´s Go!
- Gab es Rückfragen zu eurem Event?
- Wurden die Risiken, bzw. möglichen Problempunkte angesprochen?
- Wenn ja, gab es dann dafür Lösungsvorschläge?
- Wurden mehrere Versionen der Veranstaltung geplant?
- Gab es einen Plan B falls bspw. das Wetter oder ein sonstiger Umweltfaktor einen Strich durch die Rechnung macht?
- Wurde eine detaillierte Abwicklung vorgelegt?
Falls Ihr nun eine dieser Fragen mit NEIN beantwortet, dann gebt uns gerne unter hello@wr-events.de Bescheid, und WiR klären Euch auf was besser hätte gemacht werden können.
WiR hoffen ihr habt etwas gelernt und wisst nun besser Bescheid, wie es im Leben eines Event Managers aussieht!
Schön dass ihr dabei wart! – WiR für Euch –
Was ist Event Planning?
Event Planning umfasst die gesamte Vorbereitung, Planung, Durchführung und Nachbereitung eines Events. Von der Erstellung des Konzepts mit dem Kunden, über die Koordination der Dienstleister, der Kreation eines Eventdesigns bis hin zur Kalkulation und Abrechnung kümmert sich eine Eventagentur wie WR Events um alle Details eines Events. Egal ob Corporate, Networking oder Pop Up Event.
Warum Event Planning wichtig für mein Unternehmen?
Unternehmen haben viel mit der eigenen Unternehmensstruktur, Aufgaben und Aufträgen zu tun. Es fehlt die Expertise und das Know How über eine detaillierte Event Planung, deshalb ist es wichtig eine professionelle Eventagentur mit dem Event Planning zu beauftragen, um ein zum Unternehmen passendes Event zu kreieren. Das Event muss hochwertig sein und die Werte des Unternehmens widerspiegeln, erst dann ist es vorteilhaft und repräsentativ für ein Unternehmen und verhilft zur Gewinnsteigerung oder zu einem verbesserten Prestige.
