33 Eventmarketing Tipps für aufstrebende Firmen

Ob Sie nun selbst Ihre Events planen oder mit einer Eventagentur zusammenarbeiten, sollten Sie sich unbedingt unseren Blogbeitrag mit 33 Eventmarketing Tipps aufmerksam durchlesen. Bekannte Fragen, wie beispielsweise das anstehende Event erfolgreich beworben werden soll, haben Sie sich bestimmt selbst bereits gestellt. Keine Sorge, selbst WiR haben uns solche Fragen bereits des öfteren gestellt.

Sollten Sie sich bei der Konzeption Ihres Events noch unsicher sein, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag Event Planning Step by Step.

Was ist Eventmarketing?

Die Veranstaltung ist geplant. Das Datum steht fest. Die Lokalität ist gebucht. Nun geht es darum, dass Gäste erscheinen. Sind Sie aufgeregt? Das müssen Sie nicht sein. WiR helfen Ihnen dabei, Ihr Event ideal zu bewerben. Sie brauchen nicht immer ein großes Budget oder bekannte Unterstützung. Gerne zeigen WiR Ihnen, worauf Sie für ein gutes Eventmarketing achten müssen.

Das macht Eventmarketing aus

Nicht nur die Organisation eines Events ist aufwändig und zeitintensiv. Auch die Bewerbung Ihrer Veranstaltung sollte gut geplant sein und kostet eine gewisse Summe an Zeit. Doch es lohnt sich, denn so können neue Gäste, Teilnehmer oder Sponsoren gewonnen werden. Nutzen Sie die Tipps Eventmarketing, die WiR Ihnen in diesem Blogbeitrag zeigen, um effektives Eventmarketing zu betreiben.

Ob Sie nun eine Fachkonferenz, ein Konzert, eine Tagung, eine Messe oder ein Event für Familien planen. Für jedes Event gibt es unterschiedliche Ziele und auch unterschiedliche Zielgruppen. Gehen Sie systematisch vor, entscheiden Sie sich für eine geeignete Veranstaltungsform für die gewünschte Zielgruppe. Schon fällt Ihnen das Eventmarketing viel leichter.

So legen Sie die richtigen Ziele fest

So unterschiedlich die Veranstaltungen und Zielgruppen sein können, so unterschiedlich können auch die entsprechenden Eventmarketing Ziele sein. Monetäre Ziele lassen sich leicht messen, ebenso auch die Besucher der Veranstaltung oder der zugehörigen Veranstaltungsseite. Die Zufriedenheit Ihrer Gäste, Speaker, Künstler und Partner können jedoch auch Ziele sein.

Unterscheiden Sie schon mal grob zwischen den Zielen der eigentlichen Veranstaltung und den Zielen des damit verbundenen Eventmarketing. Oftmals hängen die Ziele zusammen. Wenn Sie sich jedoch von Anfang an sinnvolle, messbare und realistische Ziele setzen, können Sie Ihre Maßnahmen bessern planen.

Die Großen 3: Online, Offline, Social Media

Ihre Gäste bewegen täglich sich durch alle Medien. Konzentrieren Sie sich jetzt nur auf einen der großen 3 Kanäle, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie nicht alle potentielle Gäste erreichen. Sorgen Sie also dafür, dass ihr Eventmarketingplan einen ausgewogenen Mix aus Online-, Offline- und Social-Media-Maßnahmen beinhaltet. Nur so können Sie eine gute Abdeckung der gewünschten Zielgruppe erwarten.

Machen Sie sich aber keine Sorgen um Ihr Budget. Nicht alle Maßnahmen, die Sie ergreifen können, kosten gleichzeitig auch Unsummen. Vieles können Sie gemeinsam mit Ihren Partnern, Speakern, Künstlern, der Presse und sogar Gästen erreichen. Planen Sie zu Beginn einfach, was Sie mit den entsprechenden Personen umsetzen können und wie Sie diese dazu animieren können. Einige Beispiele finden Sie weiter unten im Text.

gelungene Eventmarketing Beispiele

Dass man selbst mit einem kleinen Budget erfolgreiches Eventmarketing betreiben kann, wurde bereits vielmals bewiesen. Selbst WiR arbeiten hin- und wieder mit kleineren Marketingbudgets, begeistern dennoch jedes Mal die Massen.

Unser hierfür prominentestes Beispiel ist die Kreation und Publikation der Jepsen Sky Bar, einer Autopräsentation auf einer Dachterrasse inmitten der Regensburger Altstadt. Neben einem abendlichen VIP Event, zu dem alle Mitarbeiter der teilnehmenden Autohäuser, Presse, Verkehrsbeauftragte und andere wichtige Persönlichkeiten eingeladen waren, boten WiR dem Kunden etwas mehr. Im Rahmen der, am selben Wochenende stattfindenden mobil! Automesse auf dem angrenzenden Neupfarrplatz überzeugten WiR mit einer Autopräsentation an einer exklusiven, normalerweise unerreichbaren Stelle. Kombiniert mit einem Livestream am Boden war die Terrasse für Neukunden, Autobegeisterte und Branchenteilnehmer ein echtes Highlight.
Neben dem Event selbst wurde eine umfangreiche Marketingkampagne gestartet, die unter anderem plakative Werbung auf Schaufenstern und Rolltreppen beinhalteten. Außerdem wurden die verschiedenen Social Media Kanäle von WR und den Kunden mit Content gefüttert und erzeugten so eine extreme Reichweite. Zum Marketingkonzept gehörte außerdem eine umfangreiche Zeitungsannonce in mehreren regionalen Printmedien, die es ermöglichten jede Altersgruppe zu erreichen. 

Die abgerundete Marketingstrategie spiegelte ihren Erfolg in den großen Besucherzahlen wider.

Andere Veranstalter schaffen dies auch. Oftmals sind dabei Kreativität und Mut gefragt. Es bietet sich an, neue Wege zu gehen und so Aufmerksamkeit zu erregen.

33 Tipps für erfolgreiches Eventmarketing

Sie brauchen nicht immer ein großes Budget oder die Unterstützung von Influencern. Nutzen Sie einfach unsere Tipps für Ihren Eventmarketingplan.

Die Veranstaltungsseite (oder Website)

Eine überzeugende Veranstaltungsseite oder – webseite ist der Eckpfeiler aller Werbemaßnahmen. (Bsp.: REWAG Klassik im Park und Nacht in Blau) Entwickeln Sie eine Webseite speziell für das Event oder verwenden Sie eine EventBrite-Seite. Erfolgreich werden Sie, indem Sie ALLE folgenden Elemente einbeziehen:

1. Überzeugende Beschreibung

Beschreiben Sie die Veranstaltung kurz und übersichtlich. Zeigen Sie die spezifischen Vorteile für jeden Teilnehmertyp. Auf keinen Fall dürfen Sie das Thema, die Uhrzeit, den Ort und die Zielgruppe vergessen. Bauen Sie nach Möglichkeit Erfahrungsberichte, z.B. ein Zitat aus einer früheren Veranstaltung.

2. Der Gast als Werbebotschafter

Veranstaltungen liefern ideale Möglichkeiten, großartige Erinnerungen festzuhalten. Motivieren Sie Ihre Gäste vor und während dem Event alles mitzunehmen, was möglich ist. So können Sie Bilder und Videos von vergangenen Veranstaltungen auf der Webseite platzieren, welche Ihre Gäste in den Sozialen Medien teilen können, dazu z.B. ein T-Shirt mit dem Event-Logo verlosen oder im Onlineshop zum Kauf anbieten. Das kann dazu beitragen, die Veranstaltung noch interessanter zu machen und neue Gäste anzulocken!

3. Fotos und Biografien der Speaker

Bekannte Speaker oder Künstler ziehen Menschenmengen wie Magnete an. Zeigen Sie Ihre Speaker oder Künstler auf Ihrer Webseite mit einem Foto und der Biografie oder einer kurzen Beschreibung, um das Interesse noch mehr zu steigern.

4. Veranstaltungsbild

Dieses Bild wird angezeigt, wenn die Seite in den sozialen Netzwerken geteilt wird. Ob Event-Logo, ein Bild von einem vergangenen Event oder ein echtes, fröhliches Gesicht.

5. Eventbezogene Videos

Kurze Interviews mit einem Speaker oder ein Gruß des Künstlers an Ihre Gäste als Video sind sehr effektiv und schnell erstellt. Wenn Sie Ihren Speaker oder Künstler freundlich bitten, erstellt dieser vielleicht ein kleines Video für Sie. Ideal zum Teilen in den Sozialen Medien oder für die Webseite.

6. Markanter Button für Tickets & Registrierung

Ohne einen gut sichtbaren Button mit Call To Action erzeugen Sie möglicherweise gar keine Aktion …

E-Mail vor der Veranstaltung

Wenn Sie eine Newsletter E-Mail-Liste haben, ist E-Mail Marketing der wohl beste Kanal. Wenn Sie keine eigene Liste besitzen, können Sie Partner, Speaker, Künstler oder Freunde bitten, das Event in ihren Newslettern und E-Mails zu erwähnen (Siehe „Partner“ weiter unten). Richten Sie sich bei den E-Mails nach folgenden Richtlinien:

7. Packende Betreffzeile

Betreffzeilen, die Ehrfurcht, Wut oder Angst hervorrufen, führen zu höheren Öffnungsraten. Studien haben gezeigt, dass Betreffzeilen mit weniger emotionalem Inhalt mit geringerer Wahrscheinlichkeit geöffnet werden. Probieren Sie doch mal eine Betreffzeile wie „10 Dinge, die Sie verpassen, wenn Sie nicht an dieser Veranstaltung teilnehmen.“

8. Gestalten Sie die E-Mail folgendermaßen

Auch beim Inhalt der E-Mail heißt es, den Empfänger zu begeistern und zu informieren. Fassen Sie das Event kurz zusammen, erwähnen Sie Ihre Speaker oder Künstler, binden Sie Videos oder Bilder sowie den Link zur Veranstaltungsseite ein. Zitate von zufriedenen Gästen, Partnern oder Künstler sind ebenfalls gern gesehen! Senden Sie die E-Mail gerne auch am Wochenende. Da sind die Empfänger weniger gestresst und eventuell auch in guter Stimmung bei Freunden, welche die Empfänger vielleicht direkt einladen.

9. Senden und erneut senden

„Gerade bei großen Veranstaltungen müssen bereits Monate im Voraus eine E-Mail senden. Von erster Information über Redneraufstellung, Zeitplan und Frühbucherrabatte gibt es viel anzukündigen. Planen Sie also von Anfang an mehrere E-Mails.

Erinnern Sie Ihre Gäste rechtzeitig vor dem Ende eines Rabatts, bieten Sie weitere Rabatte oder Erinnerungen kurz vor dem Event an oder versuchen letztmalig Gäste für die Veranstaltung zu gewinnen.“

Social Media Aktivität vor der Veranstaltung

Veranstaltungen sind gesellschaftliche Anlässe. Also nutzen Sie im Event-Marketing die sozialen Medien und Ihren Webseiten-Blog. Befolgen Sie für Ihre Veranstaltung folgende Tipps:

10. Eigener Hashtag

Wählen Sie einen Event-Hashtag aus, der kurz und idealerweise für Ihr Event eindeutig ist. Verwenden Sie diesen Hashtag immer in jedem Tweet und Post.

11. Links in Social Media-Bios

Verlinken Sie doch anstatt Ihre Webseite für einen gewissen Zeitraum auf Ihre Veranstaltungsseite. Links in den Bios von Facebook, Instagram, Twitter oder LinkedIn eignen sich ideal dazu, um Besucher direkt über das Event zu informieren.

12. Veröffentlichen Sie die Veranstaltung auf Facebook und LinkedIn

Fügen Sie das Veranstaltungsbild sowie eine packende, kurze Beschreibung des Events hinzu. Verlinken Sie dabei Partner, Speaker und Künstler. Ermutigen Sie diese und Ihre Gäste, die Veranstaltung zu teilen. Posten Sie auch hier passende Aufrufe, Infos, Bilder und Videos, z.B. von vorigen Events oder Ihrem Programm. Weitere Beispiele sind:

Die Registrierung wird geöffnet

Die Frühbucherregistrierung endet bald

Countdown: „Nur noch X Tage bis zum Event!“

Erinnern Sie an Zeit und Ort

Vielen Dank an unsere Sponsoren (Sponsoren erwähnen)

„Habe gerade Janes Präsentation gesehen. Wow! “(Sprecher erwähnen)

„Wir sehen uns auf der Veranstaltung!“ (Künstler oder Bekannte Gäste verlinken) Vielen Dank für das Teilen, Veröffentlichen und erneute Teilen (erwähnen Sie jeden, der geteilt hat)

Posten Sie ein Zitat aus dem Interview mit dem Speaker oder aus dem Video des Künstlers (verlinken nicht vergessen!)

13. Be social!

Teilen Gäste oder Freunde Ihr Event oder einen Beitrag, dann bedanken Sie sich in einem Kommentar mit Verlinkung. Lassen Sie nach Möglichkeit doch bei einem der eigenen Posts auch ein Like oder ein Kommentar da. So finden Sie auch neue Personen, denen Sie folgen können und diese so über Ihre Veranstaltung informieren.

14. Danke – Seite und – E-Mail nach Registrierung

Kauft ein Gast sein Ticket oder registriert er sich für das Event, können Sie ihm einfach anbieten, die Veranstaltung in den sozialen Medien zu teilen. Sie können z.B. direkt die Ankündigung, dass er Ihr Event besucht, mit einbauen. Sie können das auf einer Danke- Seite oder in einer E-Mail einbauen.

15. Schreiben Sie einen Blog-Beitrag vor der Veranstaltung

Der ideale Zeitpunkt dafür ist wohl eine Woche vor dem Event. Sie können hier, wie bei den Videos, ein Interview mit einem Speaker oder Künstler führen. E-Mail-Interviews sind eine effiziente Möglichkeit, Inhalte schnell zu erstellen. Senden Sie einfach eine Liste mit Fragen und posten Sie die Antworten, wenn der Speaker oder Künstler sie zurückschickt.

16. Laden Sie Speaker, Künstler oder Partner ein, Gastbeiträge zu schreiben

Auch wenn es einige Zeit in Anspruch nimmt, einen Gastbeitrag zu schreiben, bringt es für beide Seiten Vorteile in Sachen SEO und Social Media mit sich. Sobald sie einen Beitrag geschrieben haben, müssen Sie sie nur noch dazu animieren, diesen Inhalt in ihren Netzwerken zu teilen. Natürlich können Sie auch einen Gastbeitrag bei ihm schreiben und so einen Austausch starten.

Mit Partnern zusammenarbeiten

17. Foto- und Videopartner

Sollten Sie nicht das Budget besitzen, um Fachleute zu engagieren, bieten Sie einem talentierten Fotografen oder Videofilmer freien Eintritt und Verpflegung an. Behandeln Sie ihn wie einen Ihrer wichtigsten Gäste. Stellen Sie jedoch sicher, dass er Ihnen das fertige Material zeitnah nach der Veranstaltung zur Verfügung stellt. So können Sie ideal damit arbeiten. Stellen Sie aber auch sicher, dass Sie ihm im Austausch für seine Zeit auch ein spannendes Programm und gute Beleuchtung bieten.

18. Rabatt- und Promocodes

Erstellen Sie individuelle Rabatt- und Promocodes für Ihre Partner, Speaker oder Künstler. Diese Codes können verwendet um für die Veranstaltung zu werben und Fans und Follower einen Rabatt zu gewähren. Da der Code nur für diesen Partner gilt, wissen Sie, wie effektiv dieser Partner für die Veranstaltung geworben hat. Wenn Sie wollen, können Sie dem Partner eine Provision für jeden eingelösten Code zahlen.

19. Vorformulierte Posts

Ermutigen Sie nicht nur Ihre Partner, Speaker und Künstler, bei der Promotion zu helfen, sondern machen Sie es ihnen einfach. Formulieren Sie eine Liste mit überzeugenden Posts und senden Sie diese per E-Mail mit. So erhalten Sie viel wahrscheinlicher Hilfe und falsche Links oder Hashtags werden ebenfalls seltener.

Arbeiten Sie mit Medien- und Branchenwebseiten

20. Das Event bei lokalen Medien veröffentlichen

Viele Medien- und Stadtwebseiten bieten Veranstaltungskalender an. Meist sind Einträge dort sogar kostenfrei. Veröffentlichen Sie Ihr Event dort mit einem Veranstaltungsbild und einer Beschreibung. Kennen Sie noch keinen der Kalender, können Sie einfach nach „Veranstaltungskalender“ in Ihrer Stadt googeln.

21. Das Event bei Branchenverbänden veröffentlichen

Industrie- und Gewerbeverbände können geeignete Plattformen sein, um Ihr Event zu bewerben. Wenn die Veranstaltung für Mitglieder der Verbände relevant ist, können Sie gerne nachfragen, ob sie Veranstaltungen von externen Organisationen veröffentlichen und bewerben. Handelskammern sind oftmals gerne bereit, Veranstaltungen zu fördern, die für ihre Mitglieder relevant sind, insbesondere wenn die Organisatoren selbst Mitglieder sind.

22. Informieren Sie die Presse

Über lokale Ereignisse berichten meist spezielle Journalisten. Sie finden diese, indem Sie auf Nachrichten-Webseiten nach ähnlichen Events suchen. Kontaktieren Sie einfach den Autor mit einer Einladung zum Event und mit einem Angebot für einen relevanten Artikel. Dies kann z.B. ein Interview mit einem Speaker oder Künstler sein. Schreiben Sie auch Pressemitteilungen, welche Sie an die Presse schicken und bitten Sie darum, diese zu veröffentlichen. Meist entsteht daraus auch ein separater Artikel.

Machen Sie Ihre Veranstaltungsseite SEO-freundlich

Möglicherweise suchen Leute gerade nach einer Veranstaltung wie Ihre! Befolgen Sie unsere grundlegenden Tipps, um Ihre Veranstaltungsseite zu optimieren:

23. Wählen Sie das richtige Keyword

Das Ziel-Keyword sollte das Veranstaltungsthema, das Wort „Veranstaltung“ und den Namen Ihrer Stadt enthalten. Beispiele: „Musik Veranstaltung München“, „Versicherungstagung Regensburg“ oder „Veganes Kochen Event Nürnberg“

24. Titel-Tags und Überschriften

Verwenden Sie ein Titel-Tag und eine Kopfzeile, die Ihr Ziel-Keyword enthalten. Im Titel- Tag sollte der Name des Events am besten als letztes eingegeben werden, damit das Keyword zuerst angezeigt wird. Dies zeigt die Relevanz für Google an. Beispielsweise kann eine Veranstaltung für Tierärzte in München von einer Webseite mit einem Titel wie „Tierarzt Kongress in München – VetKon München“ profitieren.

25. Suchmaschinenfreundliche Beschreibung

Die Veranstaltungsseite sollte eine schöne, detaillierte Beschreibung enthalten, in der das Keyword mehrfach vorkommt. Wenn die Beschreibung zu lange wird, teilen Sie den Text in kurze, prägnante Absätze auf. Verwenden Sie dabei viele Formatierungen, einschließlich Überschriften, Unterüberschriften, interne Links, Aufzählungslisten usw.

26. Verlinken Sie

Interne Links sind wichtig für die Platzierung in Suchmaschinen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie von anderen Seiten Ihrer Webseite, einschließlich älterer Blog-Posts, auf die Veranstaltungsseite verweisen. Auf diese Weise werden Besucher auf die Seite geleitet, aber auch Suchmaschinen werden darauf hingewiesen, dass die Seite relevant ist.

Während der Veranstaltung

Liveposting während eines Events ist eine große Chance, um das Event noch besser zu promoten. Gäste und weitere Personen können so die besten Szenen nochmal erleben oder spontan dazu animiert werden, Ihr Event zu besuchen.

27. Teilen Sie Bilder und Videos

Nutzen Sie Ihr Smartphone oder posten Sie schnell professionell bearbeitete Bilder in den sozialen Medien. Zeigen Sie darauf Speaker, Künstler, Gäste oder einfach spannende Momente von Ihrem Event. Nennen und verlinken Sie Personen und benutzen Sie den Event-Hashtag. Ein Livestream bietet ebenfalls tolle Möglichkeiten!

28. Veranstalten Sie einen Contest oder ein Gewinnspiel

Selbst wenn Sie nur etwas kleines wie ein Buch oder eine CD verschenken, nutzen Sie diese Gelegenheit um E-Mail Adressen zu sammeln (natürlich mit Erlaubnis) und posten Sie ein Bild des Gewinners in den sozialen Medien. Idealerweise animieren Sie Ihre Gäste, Fotos oder Videos zu posten und generieren Sie so nochmals Reichweite.

Das Ende der Veranstaltung ist nicht das Ende des Event-Marketings. Machen Sie nach der Veranstaltung mit Aktivitäten weiter, die Ihre nächste Veranstaltung zu einem noch größeren Erfolg machen.

Post-Event-Blogbeitrag

Ein Veranstaltungsrückblick als Blog-Post, Video oder Pressemitteilung ist unglaublich effektiv. Sie können diesen auf der Veranstaltungsseite posten, als Gastbeitrag an Partner oder lokale Medien senden oder ganz einfach damit die nächste Veranstaltung bewerben. Ein Blogbeispiel dazu finden Sie zu unserer Veranstaltung bei Porsche in Regensburg.

29. Galerie der Eventfotos

Idealerweise binden Sie die Galerien in die Veranstaltungsseite oder in den Veranstaltungsrückblick mit ein. So erhalten Sie Zugriffe auf Ihrer Veranstaltungsseite und nicht auf einer anderen Webseite.

E-Mail nach der Veranstaltung

Die Follow-Up-E-Mail für Gäste und Partner ist eine Möglichkeit, sich bei ihnen zu bedanken, wichtige Links zu teilen und Erinnerungen zu schaffen.

30. Interaktion mit Gästen und Partnern

„Verlinken Sie Ihren Veranstaltungsrückblick einfach in der E-Mail. Ihre Gäste und Partner werden sich freuen, wenn so Erinnerungen geweckt oder aufgefrischt werden.

Laden Sie Ihre Gäste und Partner doch auch dazu ein, Ihnen auf den Sozialen Netzwerken zu folgen. So promoten Sie ganz einfach Ihre Social-Media-Accounts.“

Soziale Aktivität nach der Veranstaltung

Jetzt ist es Zeit, Erinnerungen zu teilen, sich zu bedanken und in Verbindung zu bleiben.

31. Nennen und bedanken Sie sich bei Partnern, Speakern, Künstler und Gästen

Verfassen Sie einen kurzen Post als Dankeschön an Partner, Speaker, Künstler und Gäste. Nutzen Sie für Ihre Gäste auch die Möglichkeit, miteinander in Kontakt zu bleiben. List.ly ist eine gute Methode, um Listen zu erstellen und in eine Website einzubetten. Diese Art von Liste kann den Gästen helfen, sich später wiederzufinden und einen besseren Netzwerknutzen aus der Veranstaltung zu ziehen.

32. Veröffentlichen Sie Fotos und Videos

Stellen Sie einige Ihrer besten Fotos auf Facebook und Instagram. Achten Sie darauf, Personen zu markieren und zu erwähnen.

33. Teilen Sie weiter

Suchen Sie in den Tagen nach der Veranstaltung nach Posts, Tweets, Erwähnungen und Blogposts von anderen. Hoffentlich macht der Hashtag dies einfach. Wenn Sie diese Erwähnungen sehen, teilen Sie sie und bedanken Sie sich beim Ersteller.

Mit unseren 33 Tipps für aufstrebende Eventmarketing Firmen können Sie Ihr Event perfekt bewerben. Gerne helfen WiR Ihnen dabei unvergessliche Erinnerungen zu schaffen.