Online-Events

Die Herausforderungen eines virtuellen Events 

Events sind ein fester und wichtiger Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Gerade in Zeiten wie diesen stellen Online-Events eine willkommene Alternative zu Präsenzveranstaltungen dar. Auch wenn sich die logistische Planung dieser Events einfacher gestaltet, sollten sie den Planungsaufwand keinesfalls unterschätzen. Hier erfahren Sie, was Sie bei der Planung eines Online-Events beachten müssen und welche Herausforderungen auf Sie zukommen. 

Was ist ein Online-Event?

Ein Online-Event ist eine Veranstaltung, welche im virtuellen Raum stattfindet. Sowohl der Veranstalter als auch die Teilnehmer können das Event live über das Internet erleben. Dabei zählen Zoom-Konferenzen genauso zu diesen Events wie virtuell veranstaltete Messen und Großveranstaltungen. 

Wie wird ein Online-Event geplant?

Zu Beginn der Planung sollten Sie sich überlegen, was sie mit dem Event erreichen wollen. Auch ist zu bedenken, für wen das Event zugänglich sein soll. Die Entscheidung, ob Sie das Event für eine breite Masse oder lediglich für eine beschränkte Gruppe veranstalten wollen, ist essenziell für die weitere Planung. 

Welche Unterschiede bestehen zur Planung eines Präsenz-Events?

Bei einem Live-Event stehen die persönlichen Kontakte und Interaktionen an erster Stelle. Diese sind in Online-Events nur eingeschränkt möglich, allerdings bieten sich dort durch Funktionen wie Chats und Umfragen neue Möglichkeiten. Ein Live-Event bringt immer einen hohen logistischen Aufwand mit sich, da beispielsweise eine Location gesucht und ein Catering organisiert werden müssen. Dennoch sollte bei einem Online-Event der Planungsaufwand auf keinen Fall unterschätzt werden, da auch dort ein ganzheitliches Konzept entwickelt und umgesetzt werden muss. 

Was muss beachtet werden?

Bei den meisten Online-Events sitzen die Teilnehmer alleine vor dem Computer, was sie sehr anfällig für Ablenkungen macht. Um ihre Aufmerksamkeit nicht zu verlieren, ist interessanter und relevanter Content essenziell. Die Präsentationen sollten nicht zu lang sein, viele nützliche Informationen und Expertenwissen beinhalten und zu Interaktionen anregen. Binden Sie Ihre Teilnehmer in die Veranstaltung ein, damit diese mehr als nur Zuhörer sind.

Wie verhalten sich die Kosten eines Online-Events im Vergleich zu herkömmlichen Events?

Auch wenn der logistische Aufwand bei einem Online-Event kleiner ist, als bei einem herkömmlichen Event, müssen die Kosten nicht unbedingt geringer sein. Natürlich können Sie ein kostengünstiges Zoom-Meeting veranstalten und die Teilnehmer zu diesem einladen, allerdings ist dies eher eine Videokonferenz als eine tatsächliche Veranstaltung. Für ein richtiges Event wird ein stimmiges und unterhaltsames Gesamtkonzept benötigt, ein Studio, ein Regie- und ein Kamerateam. 

Welche Events können online durchgeführt werden?

Es bestehen zahlreichen Möglichkeiten zur Durchführung eines virtuellen Events. Beispielsweise können Sie Zoom nutzen, um Ihr Know-How im Rahmen eines Workshops an die Teilnehmer weiterzugeben oder über einen Live-Stream ein Produkt vorstellen. Darüber hinaus lassen sich aber auch große Messen virtuell durchführen, bei denen Aussteller digitale Messestände erstellen und Teilnehmer diese besuchen können. Den Planungsaufwand einer solchen virtuellen Großveranstaltung sollten Sie keinesfalls unterschätzen. 

Welche Vor- und Nachteile lassen sich erkennen?

Die Vorteile eines Online-Events sind klar ersichtlich – das Event kann ortsunabhängig gestaltet werden und auch Teilnehmer aus anderen Städten oder Ländern können ohne viel Aufwand und ohne zusätzliche Kosten für Fahrt und Unterbringung das Event besuchen. Durch die Ortsunabhängigkeit erhöht sich auch die Reichweite des Events. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Präsentationen aufgezeichnet und im Nachhinein erneut abgerufen werden können. Ein Nachteil allerdings ist, dass eine Veranstaltung oftmals zu den Teilnehmern gestreamt wird, diese sich gegenseitig aber nicht sehen können. Die direkten persönlichen Interaktionen bleiben aus. Um diesem entgegenzuwirken, können Sie Funktionen wie Chats, Abstimmungen und Fragerunden in Ihr Online-Event implementieren. 

Die Entwicklung der Online-Events seit Beginn der Pandemie 

Als einzige Alternative zu Live-Events sind Online-Events seit Beginn der Pandemie nicht mehr wegzudenken. Sie bieten die Möglichkeit, weiterhin eine Vielzahl an Teilnehmern zusammenzubringen und mit diesen zu kommunizieren, weswegen sich die Zahl der Online-Events deutlich erhöht hat. Durch diese Nachfrage wurden viele Plattformen und Tools entwickelt, um das volle Potenzial der digitalen Veranstaltungen nutzen zu können. 

Welche Chancen bieten Online-Events nach Corona?

In der Zeit der Pandemie konnte klar erwiesen werden, welch ein Potenzial in Online-Veranstaltung steckt. Auch wenn physische Events nicht direkt ersetzbar sind, können Online-Events eine hervorragende Ergänzung darstellen. Sie benötigen keine Location, kein Catering und keine Event-Infrastruktur – dies ermöglicht es Ihnen, kleinere Events ortsunabhängig und auch spontaner durchzuführen. Ebenfalls erlaubt ein virtuelles Event es Ihnen, mit geringem Aufwand über die nationale Ebene hinaus mit internationalen Teilnehmern zu interagieren.

Welche Tools werden zur Durchführung eines virtuellen Events benötigt?

Es gibt viele Tools und Plattformen, die Sie bei der Planung und Durchführung Ihres Online-Events unterstützen. Die implementierten Funktionen erleichtern Ihnen die Arbeit vor, während und nach dem Event und ermöglichen Ihnen ein genaues Tracking des User-Engagements. Im Folgenden stellen WiR Ihnen einige relevante Funktionen und Plattformen vor.

Haben Sie Fragen?

Teilnehmermanagement 

Ein umfassendes Teilnehmermanagement ist in allen Phasen der Event-Planung unverzichtbar. Hierzu zählen alle Prozesse, welche mit den Teilnehmern in Verbindung stehen, in erster Linie sind dies sämtliche Kommunikationsmaßnahmen. Eventuell empfiehlt es sich, dafür eine Person einzustellen, welche ein Konzept ausarbeitet und als Ansprechpartner für die Besucher fungiert. 

Online-Event-Plattformen

Für die Durchführung von Online-Events stehen Ihnen diverse Plattformen zur Verfügung, welche Sie in allen Schritten der Event-Planung unterstützen. Sie können dort beispielsweise Ihre Teilnehmer registrieren, Live-Streams durchführen und von nützlichen Funktionen wie Voting-Tools profitieren. 

CVENT

CVENT unterstützt Sie bei der Durchführung Ihres Events mit allen wichtigen Features wie der Teilnehmerregistrierung und der Liveübertragung von Vorträgen. Auch sind Umfragen bereits in dem Tool integriert, Sie benötigen also keine externe Voting-Plattform. Durch ein Punktesystem lässt sich das Engagement der Teilnehmer anhand Ihrer Aktivität messen. 

PROSKE VIRTUAL VENUES

Proske bietet mit seiner Plattform die Möglichkeit, eine virtuelle 3-D-Umgebung zu erstellen, in welcher sich die Besucher bewegen können. Dieses Tool ermöglicht ein interaktives und kommunikatives Event, bei welchem die Teilnehmer an 1:1 Präsentationen genauso wie an Live- und Produktpräsentationen teilnehmen können. Weitere Tools wie CVENT können dort eingebunden werden. 

Conventex

Auch Conventex bietet eine Lösung für die Durchführung von Online-Events an. Das Tool ermöglicht Ihnen ein professionelles Anmeldemanagement, HD-Live-Streams und die Nutzung eines Voting-Tools. 

Weitere Plattformen

Neben diesen Beispielen existieren zahlreiche weitere Plattformen, die Ihnen die erfolgreiche Durchführung eines Events ermöglichen. Zu diesen zählen beispielsweise Ubivent, Eventmobi, SpotMe sowie Angebote diverser anderer Hersteller. Anhand der jeweiligen Funktionen können Sie die passende Plattform für Ihr Event auswählen. 

Networking Tools während des Events 

Damit der persönliche Kontakt hergestellt und das Netzwerken ermöglicht werden kann, stehen verschiedene Tools zu Verfügung, welche bei den meisten Plattformen bereits integriert sind. Zu diesen gehören Einzel- und Gruppenchats, sowohl mit als auch ohne Videofunktion. Durch ein Matchmaking-Tool können Teilnehmer mit den gleichen Interessen miteinander bekannt gemacht werden und sich miteinander austauschen. 

Wie Ihnen eine Agentur bei der Planung eines Online-Events helfen kann

Auch wenn es möglich ist, eine Online-Veranstaltung selbst zu planen, bringt dies einen hohen Zeit- und Kostenaufwand mit sich. Die Entwicklung eines Konzepts ist ein langwieriger Prozess, bei dem es viel zu berücksichtigen gibt und welcher viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen kann. Eine Agentur ist mit den Planungsprozessen bestens vertraut und sorgt auch während der Veranstaltung für einen reibungslosen Ablauf. Die Planung Ihres Online-Events einer Agentur zu überlassen spart Ihnen also Zeit, Geld und Nerven. 

Live, online oder hybrid – Wie sieht WR Events die Zukunft?

Auch wenn Online-Events eine sehr gute Alternative zu Präsenzveranstaltungen darstellen, können sie diese nicht vollumfänglich ersetzen, allerdings können sie als Ergänzung genutzt werden. Ein Hybrid-Event verbindet alle Vorteile eines Live-Events mit dem Potenzial eines Online-Events. Sie können eine Präsenz-Veranstaltung mit Ausstellern und Besuchern durchführen und gleichzeitig Teilnehmern einen virtuellen Zugang zu dem Event ermöglichen. 

FAQs