Hybrid-Events

Was ein Hybrid-Event bieten kann I WR Events

Ein Hybrid-Event ermöglicht es Ihnen, von allen Vorteilen zu profitieren, die Live- und Online-Events bieten. Sie können das beste aus beiden Veranstaltungsarten bündeln, um so für alle Teilnehmer das optimale Erlebnis zu bieten. Auch wenn der große Planungsaufwand erst mal eine Investition darstellt, überwiegen der Mehrwert eines gelungen Hybrid-Events.

Was ist ein Hybrid-Event?

Ein Hybrid-Event ist eine Mischform aus Online- und Live-Event. Dabei findet die Veranstaltung an einem physischen Ort statt, ist aber auch virtuell zugänglich. Die Teilnehmer, die nicht persönlich anwesend sind, können online dazu geschaltet werden und mit den anderen Teilnehmern interagieren. 

Wie wird ein Hybrid-Event geplant?

Die Planung eines Hybrid-Events ist ein aufwendiger Prozess, welcher von Anfang bis Ende gut durchdacht sein muss, damit Sie ein stimmiges Gesamtkonzept erhalten. Sie müssen die Online- und Offline-Kanäle bestmöglich nutzen und eine Verbindung zwischen diesen schaffen. Gelingt Ihnen dieser Balance-Akt, so gewährt ein Hybrid-Event zahlreiche Chancen und Möglichkeiten, welches ein reines Live- oder Online-Event nicht bietet.

Die Unterschiede zu einem Live-Event 

Während bei einem Live-Event lediglich die Veranstaltung vor Ort geplant werden muss, kommt bei einem virtuellen Event noch der digitale Part dazu. Sie sollten das Live-Event nicht einfach nur online übertragen, da es so für diese Teilnehmer kein Erlebnis ist und diese voraussichtlich nicht der gesamten Veranstaltung aufmerksam folgen werden. Es ist wichtig, dass Sie alle Teilnehmer einbinden, an Gesprächen teilnehmen lassen und zu Interaktionen ermutigen. 

Was Sie beachten müssen 

Am bedeutendsten bei der Planung Ihres Hybrid-Events ist die Balance zwischen dem stationären und dem digitalen Anteil. Alle Teilnehmer sollen das Gefühl haben, dass sie an einer großen Gesamtveranstaltung und nicht an zwei separaten Events teilnehmen. Dafür benötigen Sie ein stimmiges Gesamtkonzept, welches Ihre Veranstaltung zu einem einzigen großen Erlebnis macht. Bestimmte Tools, welche wir Ihnen weiter unten in diesem Beitrag vorstellen, können Sie dabei unterstützen. 

Wie verhalten sich die Kosten bei einem Hybrid-Event  

Die Kosten bei der Planung eines hybriden Events sind normalerweise höher als die bei herkömmlichem Events, da für den digitalen Part zusätzliche Planung und Ressourcen beansprucht werden. Sie benötigen eine sichere und stabile Internetverbindung, Kameras und andere technische Ausstattung sowie ein Regie- und ein Kamerateam. Allerdings können Sie Geld bei den Reise- und Verpflegungskosten einsparen, da nicht alle Teilnehmer vor Ort sein werden. Auch können sie mehrere lokale Events zu einem globalen Event vereinen, was Ihnen ebenfalls Zeit und Kosten einsparen kann.

Welche Formate eigenen sich für ein Hybrid-Event?

Viele Veranstaltungen im B2B-Bereich können in hybrider Form durchgeführt werden. So können zum Beispiel die Business-Events international agierender Unternehmen in der Nähe der Zentrale ausgerichtet werden und durch die virtuelle Ergänzung dennoch allen Mitarbeitern die Chance zur Teilnahme bieten. Auch für viele Kultur- und Sportevents ist der Mix aus Online- und Offline-Maßnahmen die optimale Lösung. Schwierig wird es nur bei Veranstaltungen, die unbedingt eine persönliche Anwesenheit der Teilnehmer erfordern, dazu gehören viele politische Veranstaltungen sowie beispielsweise Naturereignisse. WiR beraten Sie gerne dazu, ob ein hybrides Konzept für Ihre geplante Veranstaltung geeignet ist. 

Welche Vor- und Nachteile bestehen bei Hybrid-Events?

Durch die Ausweitung einer Offline-Veranstaltung auf den virtuellen Raum ergibt sich eine wesentlich größere Reichweite, da auch Personen an anderen Standorten ohne großen Aufwand an der Veranstaltung partizipieren können. Ihnen bleiben sämtliche Kosten für die Reise sowie die Wegzeiten erspart und es kann CO2 eingespart werden. Die große Reichweite ist auch für Sponsoren interessant, da diese ein größeres Publikum erreichen können. Die live übertragenen Inhalte können aufgezeichnet werden, damit sie auch im Nachhinein On-Demand zu Verfügung stehen. Die neuen technischen Möglichkeiten bieten Ihren Teilnehmern neue, exklusive Erlebnisse und neue Chancen der Interaktion auf und zwischen den verschiedenen Kanälen. 

Die Entwicklung von Hybrid-Events während der Pandemie 

Seit Pandemiebeginn hat die virtuelle Welt zunehmend an Bedeutung gewonnen. Viele alltägliche Dinge mussten in das digitale Netz übertragen werden und die persönlichen Kontakte wurden stark eingeschränkt. Gerade die Veranstaltungswirtschaft wurde von diesen Einschränkungen im großen Ausmaß betroffen, da herkömmliche Live-Veranstaltungen nicht mehr stattfinden konnten. Deswegen wurde verstärkt auf das Internet gesetzt, welches eine Plattform für Corona-konforme Veranstaltungen bietet. Live-Events können, wenn überhaupt, nur bedingt mit Hygiene-Konzept stattfinden, allerdings ist dabei eine sehr begrenzte Personenzahl zugelassen. Durch die Ausweitung des Events zu einer hybriden Veranstaltung ist diese Begrenzung weniger relevant, da sich jeder online dazu schalten kann. 

Wie stehen Unternehmen zu Hybrid-Events? 

Auch viele Unternehmen sehen ein großes Potenzial in Hybrid-Events. So wird beispielsweise die Gamescom, die größte Gaming-Messe weltweit, 2021 als hybrides Event ausgerichtet. 2020 noch als reines Online-Event durchgeführt, soll in diesem Jahr durch ein hybrides Konzept ebenfalls eine große Masse angesprochen werden, allerdings sollen wieder mehr Interaktionen und persönliche Kontakte ermöglicht werden. Auch andere Institutionen wie FAMAB oder der bekannte Eventplaner Colin Cowie setzen vermehrt auf hybride Events, da sie dies als Zukunft der Veranstaltungsbranche ansehen. 

Die Chancen von Hybrid-Events nach Corona  

Hybrid-Events gab es bereits vor Corona, allerdings wurde ihnen eher wenig Bedeutung zugeordnet. Seit Beginn der Pandemie wurden diese vermehrt veranstaltet und es hat sich herausgestellt, welch ein Potenzial sich in einer solchen Veranstaltung verbirgt. Durch die Verbindung von on- und offline können sämtliche Kanäle genutzt und das Gesamterlebnis optimiert werden. Das Einsparen von Reisezeit und -kosten ermöglicht auch internationalen Besuchern die Teilnahme an weiter entfernten Veranstaltungen. Nicht jede Region muss ihre eigene Veranstaltung erhalten, Sie können sich also voll und ganz auf die Planung eines größeren Events konzentrieren. Hybrid-Events ermöglichen die Vernetzung von Teilnehmern, welche sonst zwei separate Live-Events besucht hätten. Deswegen sind WiR überzeugt, dass Hybrid-Events auch nach Corona von großer Bedeutung sein werden.  

Welche Tools werden zur Durchführung eines Hybrid-Events benötigt?

Ein Hybrid-Event stellt Sie vor die Herausforderung, ein Online- und Offline-Event zur gleichen Zeit zu planen, welche am Ende in einem großen Event vereint sein sollen. Dadurch stellt die Planung eines solchen Events auch besondere Ansprüche, welchen ein rein für Live- oder Online-Events ausgelegtes Tool nicht gerecht werden kann. Achten Sie also bei der Auswahl des geeigneten Tools darauf, dass dieses die Anforderungen für die Planung und Organisation eines Hybrid-Events erfüllt. 

Haben Sie Fragen?

Wozu werden Tools benötigt?

Bei einem hybriden Event wird die herkömmliche Event-Planung einer Präsenzveranstaltung um die digitalen Aspekte ergänzt. Bestimmte Tools ermöglichen Ihnen die optimale Einbindung der virtuellen Teilnehmer in Ihr Event, damit diese nicht nur passive Zuschauer, sondern aktive Teilnehmer sein können. Neben all den technischen Hilfsmitteln wie Kameras, Mikrofonen und einer guten Internetverbindung benötigen Sie also auch eine geeignete Software, welche Sie bei der Durchführung Ihres Hybrid-Events unterstützt. 

Teilnehmermanagement 

Während bei einem Live-Event lediglich die Veranstaltung vor Ort geplant werden muss, wird ein Hybrid-Event durch den virtuellen Part ergänzt. Deswegen ist ein gut strukturiertes und übersichtliches Teilnehmermanagement hier besonders wichtig. Ein professionelles, digitales Teilnehmermanagement ermöglicht es Ihnen, immer den Überblick über alle Registrierungen zu behalten und alle Teilnehmergruppen vor, während und nach dem Event mit den entsprechenden Informationen zu versorgen.

Die Übertragung

Für die Übertragung eines solchen Events stehen Ihnen Plattformen zur Verfügung, welche Ihnen sowohl bei der Vorbereitung als auch bei der Durchführung und Nachbereitung behilflich sind. Sie sollten auf jeden Fall darauf achten, dass der Content immer auch für den entsprechenden Kanal ausgelegt ist und nicht einfach nur die Präsentationen aufnehmen. Sprechen Sie auch die virtuellen Besucher direkt an und ermutigen Sie diese zur aktiven Teilnahme an Ihrem Event.

Wie WiR die Zukunft von Hybrid-Events sehen 

Hybrid-Events bieten die Möglichkeit, eine Live-Veranstaltung durch Online-Komponenten zu ergänzen. Durch diese Verbindung schaffen sie neue Möglichkeiten, welche ein reines Live- oder Online-Event nicht bietet. Eine lokale Veranstaltung kann global ausgeweitet werden, ohne dass enorme Reise- und Verpflegungskosten entstehen. Durch die vor Ort anwesenden Speaker und Teilnehmer wird das Event für die online zugeschalteten Besucher authentischer und greifbarer. Deswegen sehen wir in Hybrid-Events eine zukunftsweisende Art der Veranstaltungsplanung, welche das Ausschöpfen des vollen Potenzials eines Events ermöglicht. Wichtig ist dabei allerdings, dass es sich nicht wie zwei separate Veranstaltungen anfühlt, sondern wie eine große. Nutzen Sie unser Kontaktformular, damit wir Sie bei der Planung Ihres Hybrid-Events unterstützen können!

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