Wie wird ein Event & Meeting wirklich grün organisiert?

grün Event

Das Thema Nachhaltigkeit rückt auch immer stärker in den Fokus von Eventagenturen und Veranstaltern. Viele Dinge gibt es dabei zu beachten, um ein Event oder Meeting wirklich grün zu organisieren. Schnell rutscht man in den Bereich des „Greenwashings“, bei dem die Aspekte der Nachhaltigkeit nur vorgeschoben sind. Damit Sie erfahren, wie ein Event oder Meeting wirklich grün organisiert wird, haben WiR uns die wichtigsten Punkte ausgesucht und werden darüber eine ausführliche Zusammenfassung liefern. WR Events möchte künftig immer stärker als Vorbild in Sachen nachhaltiger Events vorangehen.

Was bedeutet ein Green Event und/oder Green Meeting?

Viele Pflanzen und weniger Plastik machen noch lange kein Green Event oder Green Meeting. Es gehört deutlich mehr dazu, grün zu sein, als nur grün zu wirken. Diverse Experten, welche bereits seit vielen Jahren nachhaltige Veranstaltungsplanung betreiben, nennen immer wieder die selben Grundbausteine. Ökonomie, Ökologie, Soziales und auch Kultur. Mit diesen 4 Säulen lässt sich ein Event nachhaltig gestalten. Je nach Auslegung werden aber nicht alle Säulen gleich stark betrachtet, oftmals fokussiert man sich auf die Bereiche Ökologie und bisweilen auch Ökonomie.

Insbesondere die Vermeidung von Abfall ist eines der bekanntesten und wichtigsten Kriterien innerhalb der Nachhaltigkeit von Events. Die olympischen Spiele 2012 in London hatten hier eine Vorreiterrolle, durch welche eine eigene Din-Norm geschaffen wurde. Jedoch sollten deutlich mehr Kriterien in Betracht gezogen werden, um von einem Green Event oder Green Meeting zu sprechen. Barrierefreiheit, Verträglichkeit der Veranstaltung mit der Umgebung und den Anwohnern, sinnvolle Mobilitätskonzepte und vieles mehr können dabei bedacht werden.

Welche Kriterien WR Events besonders beachtenswert finden, haben WiR nachfolgend in aller Kürze für Sie zusammengefasst:

1. Think Global, Act Local

Um europaweit arbeiten zu können und dennoch die Prinzipien der Nachhaltigkeit zu verfolgen, erfordert ein großes und starkes Netzwerk. Arbeiten Sie stets mit regionalen Partnern zusammen, das steigert nicht nur den Erfolg, sondern schafft ein wahres Green Event.

2. Klimaneutrale Transporte

Ganz gleich ob es um das Equipment, die Ausstattung oder die Teilnehmer geht. Klimaneutrale Alternativen für die Fortbewegungsmittel oder Transporte gibt es zahlreiche. Nutzen Sie diese bei Ihren Events!

3. Setzen Sie ein Zeichen

blauer engel

Versuchen Sie stets mit zertifizierten Partnern zusammenzuarbeiten. Der blaue Umweltengel ist ein besonders bekanntes Symbol, zudem gibt es spezielle Din-Normen. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Partner doch auch darauf, ob beispielsweise Solarstrom genutzt wird oder welche Unternehmenskultur das Unternehmen pflegt. Bei den meisten Druckereien können Sie z.B. für einen kleinen Betrag die CO2-Belastung ausgleichen. Andere Druckereien arbeiten vollständig nach einem nachhaltigen Prinzip.

4. Weniger Papier, mehr digitale Lösungen

Versuchen Sie wo es geht, auf Papier zu verzichten. Heute hat nahezu jeder ein Smartphone, moderne Ticketingsysteme ermöglichen es Ihnen auf Papiertickets verzichten zu können. Bereits bei Besprechungen und Briefings können Tablets oder Ihre Laptops genutzt werden, anstatt alles zusätzlich auszudrucken. Bei Seminaren und Meetings können Sie die Unterlagen ganz einfach zum Download anbieten und jeder Teilnehmer druckt sich diese nur aus, wenn er sie denn überhaupt benötigt.

5. Nutzen Sie Recycling und Upcycling

Eine klare Mülltrennung auf der Veranstaltung, oder noch besser, eine Müllvermeidung, lässt Ihr Event zum Green Event werden. Nutzen Sie getrennte Mülltonnen vor und hinter den Kulissen und verzichten Sie auf Einweggeschirr und Einwegdekoration. Schilder, Theken, Banner und mehr können durchaus mehrfach verwendet werden – wenn auch in anderer Form.

6. Nachhaltiges Catering

Es müssen heute nicht mehr die großen und bekannten Marken sein. Wenn Sie Ihre Veranstaltung nachhaltig und grün gestalten möchten, sollten Sie das Catering unbedingt mit einbeziehen. Lokale Anbieter, welche selbst nachhaltige Prinzipien verfolgen, eignen sich dafür am Besten. Sie arbeiten meist regional und saisonal und verwenden so fast ausschließlich nur Produkte, welche in der Region aktuell verfügbar sind. Dadurch werden lange Anfahrtswege und eine hohe Umweltbelastung vermieden.

7. „Do it honestly because it really matters for your kids!“

Vielleicht haben Sie schon davon gehört, dass man das eigene Event durch Ausgleichszahlungen zumindest klimaneutral gestalten kann. Das ist eine gute Möglichkeit, um Ihre bisherigen Vorhaben abzurunden. Wenn Sie bereits alles versucht haben, um Ihre Veranstaltung nachhaltig zu gestalten, können Sie durch eine Ausgleichszahlung Ihr Event zum Green Event machen. Ruhen Sie sich aber nicht nur auf dieser Möglichkeit aus, sondern versuchen Sie alle weiteren Kriterien zu beachten und bei der Planung Ihres Events einzubeziehen. Sie tun es nicht nur für sich und ein besseres Image, sondern auch für die Welt von Morgen, für die Welt Ihrer Kinder.

Wie wird ein Zero Waste Event geplant?

Die Vermeidung von Abfall ist eines der wichtigsten Kriterien bei der Planung von Green Events. Zero Waste Events fokussieren sich besonders stark auf diesen Aspekt. Hierbei ist es wichtig, durch geschickte Planung im Vorfeld Müll zu vermeiden und die Prinzipien von Recycling und Upcycling zu verfolgen. Einwegplastikverpackungen sollen stets vermieden werden, dafür eher auf die Verwendung von biologisch abbaubaren Produkten gesetzt werden. Doch das ist nicht alles.

Als Eventmanager ist eine gute Kalkulation stets wichtig. Wenn Sie ein Zero Waste Event planen, wird dies umso wichtiger. Durch eine gute Planung und Kalkulation können Sie Abfall vermeiden. Gerade Speiseabfälle sind dadurch einfach zu vermeiden, indem Sie Ihre Gäste und Teilnehmer im Vorfeld befragen, was sie gerne Essen möchten. Vorbestellungen und die Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern helfen Ihnen dabei, Abfall zu vermeiden.

Wenn Sie mehr über die generelle Planung eines Events erfahren möchten haben WiR etwas für Sie. Unseren Blogeintrag zur Eventplanung Step – by – Step.

Vermeiden Sie einen hohen Papierverbrauch bei Ihrer Veranstaltung. Tickets, Unterlagen, Zeitpläne und vieles mehr kann den Gästen und Teilnehmern digital zur Verfügung gestellt werden. Dekorationen sollten stets regional bezogen und bestenfalls wiederverwendet werden. Schilder, Wegweiser und Namensschilder sollten nach der Veranstaltung eingesammelt und wiederverwendet werden. Bei der Ausstattung empfiehlt es sich ebenfalls, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, welcher Leihgegenstände anbietet.

Wie wird eine Location für ein Green Event gewählt?

Die geeignete Location ist für jedes Event grundlegend wichtig. Wenn Sie Ihr Event nachhaltig gestalten wollen, wird die Auswahl jedoch umso wichtiger. Aspekte wie Lage, Energieeffizienz, Barrierefreiheit, Wasserverbrauch und die Verfügbarkeit von Übernachtungsplätzen sind zu beachten. Es gibt einige Punkte zu beachten, um die ideale Location für ein Green Event zu wählen.

Bei der Anreise der Gäste und Teilnehmer sowie beim Transport von Equipment und Materialien wird eine große Menge CO2 ausgestoßen. Wählen Sie daher eine Location, welche verkehrsgünstig liegt und idealerweise an das Bahnnetz angeschlossen ist. Bieten Sie für Ihre Gäste z.B. auch einen Shuttle-Service vom Bahnhof zur Location, sollte eine direkte Erreichbarkeit nicht möglich sein. So motivieren Sie besonders viele Personen dazu, mit der Bahn zu reisen. Die Lage spielt auch dann eine Rolle, wenn Sie bswp. Musik einbinden wollen. Eine Location mitten im Wohngebiet ohne ausreichende Schalldämmung verspricht Frust bei den Anwohnern. Achten Sie bei der Auswahl auch darauf, dass die Location barrierefrei zu erreichen ist.

Bestenfalls haben Ihre Gäste und Teilnehmer ohnehin keinen langen Reiseweg. Sollte das unvermeidbar sein, sollten Sie eine Location wählen, welche ausreichend Übernachtungsplätze in der unmittelbaren Umgebung bietet. Hier sollten lange Wege zwischen Location und Hotel vermieden werden. Auch die Auswahl geeigneter Hotelpartner trägt dazu bei, ein Green Event oder Green Meeting zu planen.

Die Energieeffizienz einer Location ist ebenfalls ein ganz wichtiger Aspekt. Im Winter sollte sie leicht heizbar sein und im besten Fall 20° nicht übersteigen. Im Sommer sollten Sie ohne großen Einsatz von Klimaanlagen eine Kühlung von maximal 8° unter der Außentemperatur schaffen. Verbaute LED-Technik, Verwendung von Ökostrom und wassersparende Armaturen und Spülkästen tragen dazu bei, Ihr Event nachhaltig zu gestalten.

Was sind die Green Event Technologien?

Die Vermeidung von Abfall oder die richtige Auswahl der Location alleine reichen unserer Meinung nach auch noch nicht aus, um von einem Green Event zu sprechen. Die Verwendung von geeigneten Technologien, um beispielsweise Papier und weitere Ressourcen zu schonen, können in Zukunft jedoch den Unterschied ausmachen. Hierbei muss man aber jeden Einsatz von Technik kritisch hinterfragen, denn oftmals spart man dadurch Ressourcen ein und schont die Umwelt, jedoch kann der Einsatz von Technik auch zu einer Umweltbelastung werden.

Die Verwendung von Blockchain-Technologien hat beispielsweise einen äußerst hohen Energieaufwand. Zwar können dadurch einige Arbeitsschritte eingespart und so menschliche Ressourcen besser genutzt werden, wenn es aber beispielsweise nur um die Zahlung eines Getränkes geht, eignet sich die Barzahlung oder die Verwendung einer klassischen Zahlungsmethode wie Kreditkarte durchaus noch. Hier ist der Energieverbrauch deutlich geringer.

Die meisten Technologien helfen uns jedoch dabei, Ressourcen und auch Energie zu sparen. So können Augmented Reality (AR) oder Virtual Reality (VR) dabei helfen, Besucher und Teilnehmer vor Ort zu leiten und ersetzen so Flyer oder gedruckte Karten. Mehr Service und weniger Aufwand für Mitarbeiter schaffen Künstliche Intelligenzen (KI), welche Serviceaufgaben und Beratungen übernehmen können und einfach über das Smartphone ansteuerbar sind. Auch hier können aufwendige Broschüren ersetzt werden und die Gäste bzw. Teilnehmer sparen Zeit, indem Sie direkt das finden, wonach sie suchen.

Um den Eventbesuch den Gästen und Teilnehmern noch spannender zu gestalten, lassen sich durch verschiedene Trackingtechnologien das gesamte Internet auch direkt auf die Veranstaltung holen. Internet of Things (IoT) nennt man diese Technologien, wo das Internet mit realen Gegenständen verschmilzt. Insbesondere für Gamification kann IoT genutzt werden. Die häufigsten Standbesuche können belohnt werden, versteckte „Easter Eggs“ auf dem Event gescannt werden. Zahlreiche Möglichkeiten, um den Gast zu begeistern, ohne Ressourcen zu verbrauchen und die Umwelt zu belasten.

Übersetzungstools machen den Einsatz von Übersetzern einfacher und nachhaltiger. Es müssen dafür keine zahlreichen Übersetzer extra für das Event verpflichtet werden, diese können problemlos von Zuhause oder ihrer Arbeitsstelle die Dolmetscheraufgaben übernehmen. Einfache Tools oder Apps leisten gerade beim Scannen von Plakaten bereits tolle Ergebnisse, man muss also nicht gezwungenermaßen Werbemittel in verschiedenen Sprachen anbieten, sondern nur verschiedene Übersetzungstools empfehlen.

Bei Konferenzen oder Messen sind interessante Stories und Speaker natürlich gerne gehört. Jedoch empfiehlt es sich gerade bei weiten Reisewegen, den Speaker einfach per Video einzubinden. Dadurch wird die Umwelt geschont und die Gäste und Teilnehmer erhalten dennoch einen spannenden Einblick. Künftig werden Hologramvorträge wohl ohnehin an der Tagesordnung stehen.

Gibt es eigentlich eine Green Event Agentur?

Nachhaltig im Bereich der Veranstaltungen zu agieren ist nicht nur unser Ziel. Viele Agenturen und einzelne Veranstalter gehen bereits seit vielen Jahren diesen Weg. WR Events wird so nicht die erste Agentur sein, welche künftig Green Events umsetzen möchte. Doch wir werden dazu beitragen, die Nachhaltigkeit im Veranstaltungsbereich voranzutreiben. Noch gibt es viel zu wenige Agenturen, welche nachhaltig arbeiten und handeln wollen. Dabei wollen WiR als Beispiel vorangehen und unsere KollegInnen dazu motivieren, mitzumachen.

Wie kann man eine Brand durch das Green Konzept bauen?

Da der Markt aktuell noch vergleichsweise wenig Agenturen mit einem „Green Konzept“ bietet, ist es leicht sich so von der Masse abzuheben. Allerdings sollte man dies nicht nur tun, um einfach dem aktuellen Trend zu folgen, sondern tatsächlich von dieser Ideologie überzeugt sein. Wie so oft ist es hierbei wichtig, im Inneren damit anzufangen und das Prinzip der Nachhaltigkeit wirklich zu leben und im Alltag auch so zu handeln.

WR Events hat es sich zum Ziel gesetzt, künftig all unsere Events nachhaltig zu gestalten und so Green Events voranzutreiben. Dafür sind WiR im Austausch mit unseren Stakeholdern, um so unser Markennutzen-Versprechen mit den Markenbedürfnissen unserer Kunden und Gästen abzugleichen. Daher möchten wir unser Markenverhalten so anpassen, dass das Markenerlebnis dazu im Einklang erscheint. Der Dialog mit Kunden und Gästen über deren Ziele und Wünsche ist daher unerlässlich.

Kann man eine Event oder eine Agentur Green zertifizieren lassen?

In anderen Ländern, wie beispielsweise in Österreich, ist das Thema Nachhaltigkeit viel stärker vertreten als in Deutschland. Bundesländer, Städte und Gemeinden setzen sich eigene Nachhaltigkeitsziele und vergeben dafür auch verschiedene Siegel und Preise. Leider findet so etwas in Deutschland noch zu selten statt.

Allerdings besteht die Möglichkeit, dass man sich bereits heute mit einer Din-Norm zertifizieren lässt. Die 2012 für die olympischen Spiele entwickelte Norm DIN-20121 legt einige Maßstäbe zur Reduzierung von Abfalls und einer bessere Verwendung von Energie fest. Bei den olympischen Spielen 2012 konnten so u.A. auch die Versorgungskosten um 15% reduziert werden.

Wie tief kann und muss man in die Organisation gehen damit man wirklich Green wird?

Da es neben der DIN-Norm in Deutschland leider noch zu wenig Maßstäbe gibt, lässt sich diese Frage gar nicht so einfach beantworten. Durch reine Ausgleichszahlungen am Ende einer jeder Veranstaltung ist das Ziel „Green Event“ jedoch mit Sicherheit nicht erreicht. Sinnvoll wäre es, wenn man sich selbst Maßstäbe und Ziele setzt, welche die eigenen Events nachhaltig gestalten lässt.

Zu Beginn des Textes haben wir einige Kriterien aufgeführt, welche uns bei der Planung und Umsetzung einer nachhaltigen Veranstaltung besonders wichtig sind. Die Liste ist natürlich noch nicht vollständig und kann beliebig lang und individuell ausgearbeitet werden. Dabei sollten jedoch die 4 Säulen Ökonomie, Ökologie, Soziales und Kultur stets beachtet werden.

Außerdem ist es wichtig, in diesem Bereich als Vorbilder voranzugehen und über die eigenen Prinzipien und das Vorgehen zu berichten. Frei nach Erich Kästner „Es passiert nichts gutes, außer man tut es.“ So auch bei nachhaltigen oder Green Events. Kommunizieren Sie Ihre Ideen und ihre Prinzipien, so dass viele Ihrem Beispiel folgen können.

Wie verändern sich die Kosten durch ein Green Event?

Die Geiz-ist-Geil-Mentalität lässt immer mehr nach, selbst in Discountern finden sich immer mehr nachhaltige oder Bio-Produkte. Beim Konsumenten wird das Thema Nachhaltigkeit immer stärker, selbst bei großen, gewinnorientierten Unternehmen bleibt dieser Trend nicht unbemerkt. Dennoch darf man sich gerne die Fragen stellen, ob denn die Besucher bereit sind eventuelle Mehrkosten zu Fragen oder ob Dienstleister für die benötigten Änderungen bereit sind.

In gewissen Bereichen wird es mit Sicherheit zu Kostenerhöhungen kommen, insbesondere da, wo die Technik bzw. Materialien noch neu und wenig verfügbar sind. Auf der anderen Seite lassen sich durch Green Event Technologien auch Kosten und Ressourcen sparen, welche sinnvoller eingesetzt werden können. Ob es hier für die Besucher zu Kostenerhöhungen kommen muss, hängt von der individuellen Eventkalkulation ab.

Auf Seiten der Dienstleister gilt es gut abzuwägen. Wenn langjährige Partner den von Ihnen eingeschlagenen Weg nicht mitgehen wollen oder können, fällt es nicht immer leicht, neue Partner zu suchen. Wenn Sie ohnehin von Veranstaltung zu Veranstaltung neue Dienstleister hinzuziehen, müssen Sie lediglich Ihre Suche anpassen. Vielleicht fallen bereits Ihre bisherigen Partner in dieses Spektrum.

Gibt es messbare Auswirkungen eines Green Events oder ist es nur Kommunikation?

Durch den starken Trend in Richtung Nachhaltigkeit liegt die Vermutung selbstverständlich Nahe, dass es sich hierbei nur um reine Kommunikation ohne Inhalt handelt. Verfolgt ein Unternehmen oder eine Eventagentur aber wahrlich nachhaltige Ziele, gibt es messbare Auswirkungen dieses Handelns. Und zwar zahlreiche!

Die regionale Wertschöpfung kann dadurch weiter gestärkt werden, kleinere Betriebe und Lebensmittelproduzenten rücken vermehrt ins Rampenlicht und können ihren Absatz erhöhen. Das bringt Geld in den regionalen Wirtschaftskreislauf und sichert Arbeitsplätze vor Ort. Oftmals folgt daraus auch eine Steigerung der Qualität, da in kleineren Betrieben öfter auf Klasse, anstatt auf Masse Wert gelegt wird.

Es können verschiedenste Ressourcen eingespart werden, ob nun Personal, Zeit oder auch Materialien. Das führt zu weniger Abfall und einer sinnvolleren Einteilung von Personal und Zeit. Zudem steigert man die Kreativität eines Eventmanagers, indem er zeigen kann, wie gut er die Prinzipien von Recycling und Upcycling versteht.

Das Image Ihrer Veranstaltung oder Ihres Unternehmens kann durch Green Events oder Green Meetings verbessert werden. Sie erhalten eine Vorreiterrolle und gehen als gutes Beispiel voran. Gäste, Besucher und Teilnehmer können für das Thema Nachhaltigkeit sensibilisiert werden, Sie tragen einen großen Anteil zur Bewusstseinsbildung bei. So können immer mehr Menschen zum Nachdenken über den eigenen Lebensstil angeregt werden.

„Do it honestly because it really matters for your kids“

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Ganz gleich ob Sie nun alle Ratschläge befolgen, oder nur einen Teil davon. Wenn Sie mit dem Gedanken spielen Ihre künftigen Events nachhaltig zu gestalten und so für mehr Green Events oder Green Meetings sorgen wollen, dann sollten Sie das aus Überzeugung tun und nicht nur aus Gründen einer tollen Kommunikation und einer gewünschten Imageverbesserung. Zahlreiche Vorteile wie die Unterstützung der regionalen Wirtschaft, aber auch zur Abhebung von Wettbewerbern bieten so viel Grüne.

Unser Ziel ist es, möglichst bald all unsere Veranstaltungen bei WR Events nachhaltig umzusetzen. Dafür möchten WiR uns mit den entsprechenden Normen und Siegeln zertifizieren lassen. Weil wir voller Herzblut daran glauben, so etwas bewegen zu können und unseren Kindern einen besseren Planeten überlassen können. Also zögern Sie nicht und arbeiten Sie mit Pionieren wie uns an neuen, außergewöhnlichen Konzepten.

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