Ohne was kann wohl keine Veranstaltung auskommen – leckere Verpflegung, ein ansprechendes Programm, freundliches Personal? Diese Punkte und vieles mehr gehören selbstverständlich zu jeder erfolgreichen Veranstaltung dazu. Ohne ein starkes Fundament kommt dennoch kein Event aus. Eben dieses Fundament bildet die Eventlogistik. Doch um was handelt es sich dabei eigentlich? Das erklären WiR Ihnen gerne.
Für einen Eventlogistiker geht es um mehr als nur Equipment von A nach B zu transportieren.
Veranstaltungen können überall auf der Welt stattfinden, oftmals werden einzelne Events zu großen Roadshows. Die Eventlogistik sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Selbst dann, wenn ungeahnte Hürden auftauchen. Manchmal muss es eben doch das neueste Automodell auf dem Dach eines Kaufhauses sein.
Die Inhalte der Eventlogistik
Damit ein Event umgesetzt werden kann, benötigt man eine Location sowie eine passende Einrichtung. Sei es nun die Ton- oder Lichttechnik, Möbel oder Dekoration. Wählt man hier gut und bedacht aus, schafft man ein unverwechselbares Ambiente. Dafür, dass alle Bestandteile der Einrichtung rechtzeitig an Ort und Stelle erscheinen, ist eine gute Eventlogistik verantwortlich. Sie kombiniert dabei gutes Timing und zuverlässige Arbeit.
Genau hier trennt sich jedoch die Spreu vom Weizen und macht das ganze Thema und den Service der Eventlogistik so komplex. Die beste Einrichtung bringt einer Veranstaltung nichts, wenn sie zu spät an der Location eintrifft oder sie dort lieblos platziert wird. Besonders kompliziert wird es, wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten. Der LKW hat einen defekt, ein Stau sorgt für eine Verspätung um Stunden oder ein Flug wird gestrichen und das Equipment kommt erst Tage danach an. Was kann man in diesem Fall machen?
Am besten arbeitet man bereits von Beginn an mit einer Agentur, die sehr gut vernetzt ist und Erfahrung mit sich bringt. Sicherheit und Zuverlässigkeit sind äußerst wichtig in der Zusammenarbeit mit einer Agentur. In Sachen Eventlogistik bieten WiR Ihnen das, was ein erfolgreiches Event benötigt. So finden WiR immer eine Lösung, sollte doch mal etwas schief gehen und können so auf jedes noch so unerwartete Ereignis gut reagieren.
So wählt man die besten Partner aus
Eine klassische Spedition hat Erfahrung darin, Gegenstände fristgerecht von A nach B zu liefern. Gute, neue Eventideen liefern meist junge Eventagenturen. Wie schafft man es nun, einen Partner zu wählen, der Zuverlässigkeit, tadellose Leistungen und gute Ideen liefert? Die Wahl ist zugegebenermaßen nicht leicht. Viele Faktoren gibt es zu beachten. Wählt man den besten Preis oder die Agentur mit den meisten Referenzen? Greift man auf langfristige Partner zurück, oder gibt man immer wieder einem neuen Partner die Chance sich zu beweisen?
Wie eine Agentur tatsächlich arbeitet, findet man nur heraus, indem man die Arbeit genau betrachtet. Eigene Erfahrungen sind wichtig. Eine überzeugende Argumentation auf Seiten der Agentur mit ansehnlichen Referenzen jedoch auch. Letztlich muss die Agentur es schaffen, gute Ideen und gute Arbeit schnell und fristgerecht zu liefern.
Eben das schaffen WiR immer wieder für unsere Kunden. Ob nun für eine Messe in Paris, einer Roadshow durch ganz Deutschland oder einer Produktpräsentation an außergewöhnlichen Orten. Als kompletter Eventdienstleister bieten WiR Ihnen mehr für Ihre Veranstaltung.
– Eigene Erfahrungen von WR-Events einbinden –
Koordination der Eventlogistik
Unsere Erfahrung aus über 15 Jahren erfolgreicher, emotionaler und innovativer Event zeigen, dass WiR es wissen, Zuverlässigkeit mit guten Ideen zu verbinden. Unser gutes Netzwerk in ganz Deutschland und Europa ermöglicht es uns, die kreativsten und außergewöhnlichsten Veranstaltungen zu planen und durchzuführen. Dabei muss die Eventlogistik gut geplant und koordiniert werden.
Unser Projektmanager verteilt intern die Aufgaben und legt Deadlines fest. So behält er stets den Überblick, wann eine Aufgabe erledigt sein soll und wann beispielsweise die Location für das Event vorbereitet werden muss. Bei unseren Veranstaltungen erstellen WiR immer einen individuellen Ablaufplan, er dabei hilft Zeitpläne einzuhalten und alles an Ort und Stelle zu bringen.
Wie man so einen Ablaufplan erstellen kann und was es dabei zu beachten gibt, haben wir in unserem Blogbeitrag „Event-Step-by-step“ bereits zusammengefasst.
Doch selbst mit einem durchdachten Ablaufplan und gesetzten Deadlines gibt es durchaus Risiken. Bei einem Event gilt es mehrere Dienstleister zu koordinieren, vieles lässt sich nicht planen oder beeinflussen. Caterer sind zum Beispiel mit besonders viel Risiko verbunden, das Essen soll möglichst frisch und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen geliefert werden. Ein Stau kann hierbei enorme Probleme verursachen. Verspätungen sind unverzeihlich.
Insbesondere bei Dienstleistern mit weiten Anfahrtswegen sollte man mit Verspätungen rechnen und beim Ablaufplan einen Puffer einplanen. So hält man weiterhin den Gesamtplan ein, sollte es tatsächlich zu einer kleinen Verspätung kommen. Dienstleister wie z.B. Caterer sollte man möglichst lokal auswählen. Einrichtungen wie Technik, Möbel und Dekoration kann gerne auch aus anderen Städten bezogen werden. Die Ankunft sollte zeitlich jedoch so geplant werden, dass möglich Verspätungen keine größeren Konsequenzen mit sich ziehen. Sollte doch etwas unerwartetes passieren, werden WiR immer eine Lösung finden.
Was ist Eventlogistik?
Unter Eventlogistik versteht man die Abstimmung und zeitliche Koordination der Dienstleister und des Aufbaus eines Events. Außerdem werden bei der Eventlogistik Rücklauf, Anlieferungswege, Stauräume und generelle Transportwege berücksichtigt. Ohne eine gründliche Eventlogistik kann kein Event stattfinden.
Was macht ein Eventlogistiker?
Zu den Aufgaben eines Eventlogistikers gehört die vorzeitige Ausmessung und Überprüfung der Veranstaltungslocation, die zeitliche Planung der Lieferungen für das Event und die Koordination der Lagerflächen und des An- und Abtransports der Liefermengen. Meist wird hierfür ein detaillierter Ablaufplan erstellt, der im Vorhinein mit den Dienstleistern geteilt wird.
