12 Goldene Regeln der perfekten Eventfotografie

Nikon Camera

Veranstaltungen schaffen Emotionen und unvergessliche Momente. Bei einem erfolgreichen Event bleiben diese als Erinnerungen in den Köpfen der Gäste. Dennoch ist es hilfreich, besondere Momente auf Bildern oder auch in einem Video einzufangen. Auf diese Weise lässt sich die Fantasie der Gäste anregen, die Erinnerungen können wieder erweckt werden und potentielle zukünftige Gäste erhalten bereits einen ersten Einblick zur Veranstaltung. Gelungene Fotos und Videos gehören unweigerlich zu erfolgreichen Veranstaltungen.

Dabei stellen Events die Fotografen immer wieder vor neue Herausforderungen. Je nach Art der Veranstaltung muss der Fotograf auf unterschiedliche Einflüsse acht geben. Bei Abendveranstaltungen, Konzerten oder auch Parties sind die Lichtverhältnisse nicht immer ideal und wechseln häufig. Bei Sportveranstaltungen bewegen sich die Motive oftmals sehr schnell, manchmal bleiben lediglich Bruchteile einer Sekunde für den idealen Moment. Und bei Konferenzen, Tagungen oder Messen gilt es häufig viele Menschen auf einmal einzufangen. Es gilt also, stets flexibel und gut vorbereitet zu bleiben.

Als Full-Service Eventagentur legen WiR bereits seit vielen Jahren enormen Wert auf die Vermittlung von Emotionen. Ganz egal ob vor, während oder nach einer Veranstaltung.

Unser Ziel ist es, Gäste, Teilnehmer, Künstler, Mitarbeiter, Auftraggeber und alle an dem Event beteiligte Personen mitzunehmen und zu emotionalisieren.

Worauf man als Veranstalter oder Fotograf achten sollte, haben WiR in 12 Goldenen Regeln der perfekten Eventfotografie zusammengefasst.

Was Eventfotografie unentbehrlich macht

Die perfekte Dokumentation einer Veranstaltung ist wichtig. Ganz gleich, ob es eine interne Firmenfeier, der Geburtstag eines Freundes oder ein Festival ist.

Wer die unvergesslichen Momente miterlebt hat, möchte sich immer wieder daran zurückerinnern können.

All diejenigen, die dieses Glück leider nicht hatten, sollen sich zumindest anhand von Bildern und Videos daran erfreuen können. So erhalten Gäste und Teilnehmer einen Bonus, die Veranstaltung zeitgleich wertvolle Werbung für die Zukunft. Die wichtigsten Gründe führen WiR gerne mit einigen Informationen auf:

1. Erinnerungen schaffen

Man kann es nicht oft genug erwähnen, Erinnerungen an die besten Momente einer Veranstaltung sind unvergleichbar. Ob man nun die besondere Atmosphäre des Tages einfängt, die außergewöhnliche Gestaltung der Location oder eben die erinnerungswürdigsten Momente der Veranstaltung.

Zusätzlich zu den Eindrücken der Gäste und Teilnehmer kann man mit Fotos und Videos Erinnerungen schaffen, die bleiben. So fällt es einem jedem leichter, sich genau in die Situation hineinzuversetzen, welche er gerade betrachtet.

2. Starke Werbung gestalten

Glückliche und zufriedene Gäste bzw. Teilnehmer sind die beste Werbung für eine Veranstaltung. Es empfiehlt sich bei jedem Event lachende und glückliche Personen zu zeigen. Sie sind ein Zeichen dafür, dass Sie es geschafft haben Emotionen zu vermitteln und die Gäste zu begeistern. Doch auch ein ausgefallenes Eventdesign, bekannte Speaker bzw. Künstler oder eben beeindruckende Attraktionen bieten die Grundlage für die wohl beste Werbung die es gibt.

Denn ein jeder Gast oder Teilnehmer, welcher nach einer Veranstaltung die besten Momente als Foto oder Video teilt und somit selbst zur Reichweitensteigerung beiträgt, macht Sie und Ihre Veranstaltung bekannter.

3. Presse, Partner und Promotion

Oftmals reichen zufriedene Gäste alleine aber nicht aus, um eine erfolgreiche Veranstaltung nach außen zu tragen. Die örtliche Presse sollte zumindest eine Pressemitteilung mit einem aussagekräftigen Bild, besser noch einen interessant geschriebenen Artikel veröffentlichen. Beteiligte Partner können ihren Anteil oder die gesamte Veranstaltung ganz einfach mit Bildern oder Videos teilen. Sie selbst können die besten Momente auf Ihrer Webseite oder in weiteren Werbemaßnahmen verwenden.

Schließlich heißt es ja nicht umsonst: Bilder sagen oft mehr als 1000 Worte, deswegen Bildern gehören zu den wichtigsten part der Eventmarketing.

Was man für die perfekte Eventfotografie beachten muss

Verwendung findet man sicher schnell für Bilder und Videos von Veranstaltungen. Damit diese aber ebenso gelungen werden, wie die Veranstaltung selbst, gibt es einiges zu beachten. Dabei darf man nicht aus den Augen verlieren, dass kein Event dem anderen gleicht. Umso wichtiger ist, sich mit dem Event und den Zielen auseinander zu setzen.

4. Detaillierte Planung der Eventfotografie

Ohne gute und detaillierte Planung schafft man nie die perfekten Fotos oder Videos. Für den Fotografen ist es wichtig zu wissen, wer wann spricht oder auftritt und wann etwas passiert.

Er sollte stets den Überblick über den Ablauf haben und wissen, wann er wo sein sollte, damit er möglichst keine besonderen Momente verpasst. Veranstalter und Fotograf sollten daher vor der Veranstaltung festlegen, was festgehalten werden sollte und wie die Bilder verwendet werden. Der Fotograf sollte sich mit der Location und dem Event ausreichend vertraut machen.

5. Datenschutzrichtlinien

Zu einer guten Planung gehört es ebenfalls, sich über die aktuellen Bestimmungen des Datenschutzes und anderer Rechte zu informieren. Denn unabhängig der bekannten DSGVO gibt es einiges zu beachten. An dieser Stelle möchten WiR eine kurze Zusammenfassung bieten, denn sämtliche Informationen füllen wohl bereits einen eigenen Artikel.

Es bietet sich an, die Gäste, Teilnehmer und Mitwirkende im Vorfeld darüber zu informieren, dass Fotos und Videos aufgenommen werden. Bei der Aufnahme sollte geprüft werden, ob die Personen nur Beiwerk sind (also in der Gesamtheit untergehen) oder besonders hervortreten.

Dann sollte eine Einwilligung eingeholt werden, das genügt bereits verbal.

Ansonsten sollte die Aufnahme unverzüglich gelöscht werden. Einer Verwendung der Aufnahmen zur Bewerbung der erfolgreichen Veranstaltung steht im Grund nichts im Wege.

6. Eventfotografie oder Video

Welche Art der Aufnahme gewählt wird, entscheidet man oft im eigenen ermessen. Dafür gibt es keine grundlegende Vorgehensweise. Fotografien sind oftmals eine günstige und geeignete Möglichkeit, um die Erinnerungen an eine Veranstaltung auf verschiedenen Medien wiederzugeben.

Videos hingegen können eine Vielzahl von Eindrücken widerspiegeln, jedoch ist hier der Einsatz beschränkt. Unsere Erfahrung zeigt, dass man auf Fotos nicht verzichten sollte, daher empfehlen WiR stets einen Fotografen einzusetzen und nach Möglichkeit auch ein Video zu realisieren.

7. Passender Stil

Wie bereits erwähnt, gleicht kaum ein Event dem anderen. Programmpunkte können variieren, Gäste können unterschiedlich sein, Locations und Orte unterscheiden sich häufig.

Um dennoch eine gewisse Wiedererkennbarkeit des Events oder des Unternehmens zu schaffen, eignet sich der Einsatz eines passenden Stils. Das kann eine besondere Aufnahmetechnik sein oder ein spezieller Fotofilter, welcher die Bilder angleicht und so einen Wiedererkennungseffekt schafft.

8. Ideale Vorbereitung

Damit sowohl Veranstalter und Fotograf zufrieden sind, sollten sich beide gut vorbereiten. Bereits im Schritt der Planung werden Abläufe besprochen und Wünsche geäußert.

Am Tag der Veranstaltung gilt es dann aber auch die richtige Technik einzusetzen, sich mit der Location vertraut zu machen und bereits einige Einstellungen an der Kamera vorzunehmen und die ein oder andere Testaufnahme zu machen. Je nach Art der Veranstaltung empfiehlt sich der Einsatz unterschiedlicher Objektive, Kameraeinstellungen oder sogar die Anzahl der Fotografen.

9. Erfahrung und Feingefühl

Eventfotografie ist etwas besonderes und unterscheidet sich extrem von der Studiofotografie.

Ein Fotograf, welcher bereits seit vielen Jahren professionell Shootings im Studio durchführt, muss nicht unbedingt auch eine Koryphäe innerhalb der Eventfotografie sein.

Zwar ist es von Vorteil, sich mit der Technik und den Einstellungsmöglichkeiten auszukennen. Allerdings ist ein gutes Gespür für den richtigen Moment und ein wenig Einfühlungsvermögen in die Gäste oftmals mehr wert. Die Mischung macht es eben, wie so häufig.

Was das „Gewisse Etwas“ hervorruft

Die besonderen Momente einzufangen, ist nicht so einfach. Das eben erwähnte Gespür und Einfühlungsvermögen, machen es jedoch möglich.

Damit sich die Aufnahmen aber besonders hervortun und eben das „Gewisse Etwas“ in den Vordergrund tritt, muss die Harmonie zwischen Fotograf, Veranstalter, Gäste, Mitwirkende und Event einfach stimmen. Das funktioniert manchmal wie „Liebe auf den ersten Blick“, kann aber auch ein stetiger Prozess sein.

10. Der ideale Fotograf

Um ganz besondere Aufnahmen zu schaffen, muss es einfach zwischen allen beteiligten funken. Der ideale Fotograf kann daher gut mit seiner Technik umgehen, bringt aber auch das richtige Gespür mit.

Ob sich Veranstalter und Fotograf dafür lange kennen müssen oder ob dafür jahrelange Erfahrung von Nöten ist, kann man so pauschal nicht sagen.

Wo es um Emotionen geht, gibt es selten das perfekte Rezept.

Die Grundlagen kann man aber durch eine gute Planung, ausreichend Gesprächen und ein wenig Übung schaffen. Aber manchmal muss der Fotograf eben doch etwas mehr mitbringen.

11. Zusammenspiel mit den Menschen

Im besten Fall ist der Fotograf eine Mischung aus Entertainer, Wahrsager, Psychologe, Magier und wandelnder Kamera. Denn er sollte es schaffen immer und überall zugleich zu sein, dennoch unauffällig aber emphatisch mit den Menschen umzugehen, sie zum Lachen zu bringen und am Ende auch noch gute Aufnahmen zu machen.

Und nur weil er am besten eine wandelnde Kamera ist, heißt es nicht, dass er auch tausende Aufnahmen machen sollte!

12. Weniger ist manchmal mehr

Es ist zwar wichtig, die besten Momente einzufangen. Doch dafür einfach alle Momente aufzunehmen, ist garantiert zu viel. Derjenige, welcher am Ende die fertigen Bilder anschaut, wird dann überfrachtet und verliert vielleicht schnell das Interesse, wobei wichtige Aufnahmen untergehen. Hier ist es viel besser, wenn man von einer Veranstaltung eher weniger, dafür aussagekräftigere Bilder hat. Am besten bringt jedes Bild den Betrachter noch mehr zum schmunzeln und staunen, als das vorherige Bild.

Wie man unschwer erkennen kann, ist die perfekte Eventfotografie kein klassisches Handwerk, sondern fast schon Magie. Aber mit den richtigen Zutaten und Personen, schafft man es ganz leicht unvergessliche Momente für die Ewigkeit einzufangen.

Bei unseren Veranstaltungen greifen WiR dabei auf eine Auswahl von talentierten Fotografen zurück, welche es stets schaffen atemberaubende Aufnahmen passend zur Veranstaltung zu machen. Gerne auch bei Ihrem kommenden Event.

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